Facturar con Excel y VeriFactu: cuándo deja de valer (y cuándo no)

En 30 segundos: La pregunta no es “¿puedo seguir con Excel?”, sino “¿mi Excel hace las cuentas solo?”. Si tu hoja calcula el IVA, guarda tus facturas o te saca listados, para Hacienda ya es un programa de facturación y tendrá que cumplir VeriFactu (autónomos, el 1 de julio de 2027). Si solo la usas para teclear e imprimir, puede quedar fuera. Hoy no tienes que cambiar nada de golpe, pero conviene saber de qué lado cae tu Excel.

¿Puedo seguir facturando con Excel o Word?

Vamos a lo que has venido a buscar, y te lo digo claro: depende de cómo uses ese Excel. No es que “el Excel” valga o no valga; es que Hacienda mira qué hace tu hoja de cálculo.

• Si tu Excel calcula el IVA, suma los totales, guarda tus facturas o te saca un listado para el trimestre, para Hacienda eso ya es un programa de facturación (lo llaman un “sistema informático de facturación”). Y entonces sí: tendrá que cumplir VeriFactu en tu fecha.
• Si solo lo usas como una máquina de escribir —rellenas los datos a mano y lo imprimes, sin que el archivo calcule ni archive nada—, puede quedar fuera.

¿Y cuál es tu caso? Casi todo el mundo que factura con Excel tiene una plantilla que hace cuentas (para eso la montó). Así que, en la práctica, lo más probable es que tu Excel cuente como programa — y ahí es donde entra VeriFactu.

¿Por qué un Excel que hace cuentas no cumple?

La razón es de sentido común, aunque suene a normativa.

Una hoja de cálculo se puede tocar. Cambias un importe, mueves una fecha, borras una factura que no te interesa que se vea, y no queda ni rastro. Para ti es comodísimo. Para Hacienda, es justo el agujero que quiere tapar.

VeriFactu va exactamente contra eso. Obliga a que cada factura la genere un programa que la registra y le pone una huella digital encadenada con la anterior. Si después intentas cambiar algo, canta. Esa es toda la idea: facturas que no se pueden maquillar.

Y un Excel, por definición, se puede maquillar. Por eso, en cuanto cuenta como programa de facturación, no encaja: no hace lo único que VeriFactu pide, que es dejar la factura sellada e imborrable. Todo esto sale de la norma de VeriFactu, el Real Decreto 1007/2023.

”Pero yo me hago una plantilla de Excel bloqueada…”

Esta es la pregunta lista, y la respuesta corta es: no, tampoco basta.

Mucha gente piensa: “le pongo contraseña a la hoja, la protejo, y así no se puede tocar”. Tiene su lógica, pero no es lo que pide la norma. VeriFactu no te exige que tu archivo esté protegido. Te exige que la factura la genere y registre un programa que cumpla unos requisitos concretos: que guarde cada factura, que las encadene unas con otras con su huella y que pueda dejar constancia ante la Agencia Tributaria.

Una plantilla de Excel, por muchos candados que le pongas, no hace nada de eso. Así que el atajo no existe. La salida no es “blindar mi Excel”, es “cambiar el Excel por un programa que ya lo haga”.

¿Hasta cuándo, si mi Excel cuenta como programa?

Aquí está la fecha que importa. No es la misma para todos:

• Sociedades (las que pagan Impuesto de Sociedades): hasta el 1 de enero de 2027.
• Autónomos (personas físicas): hasta el 1 de julio de 2027.

Si eres autónomo —el fontanero, la fisio, el profe particular, el desarrollador que va por libre— y tu Excel hace cuentas, tu fecha es el 1 de julio de 2027. Ese día es la raya: hasta ahí, como estás; a partir de ahí, con un programa que cumpla.

Esas fechas vienen del Real Decreto-ley 15/2025, que retrasó el calendario que se manejaba antes. Por eso, si lees por ahí que “el Excel ya no vale” o que “esto es para 2025 o 2026”, desconfía: son artículos viejos. Para un autónomo, hoy, la fecha buena es la tuya: 1 de julio de 2027.

¿Qué dice Hacienda exactamente sobre las hojas de cálculo?

Esto no es interpretación nuestra: lo ha aclarado la Dirección General de Tributos en una consulta vinculante, la V0058-25 (3 de febrero de 2025). En cristiano, dice que usar una hoja de cálculo no te libra automáticamente de VeriFactu, porque esas hojas “pueden tener utilidades de procesamiento de datos y conservación que pueden implicar su consideración como Sistemas Informáticos de Facturación”.

Traducido: si tu Excel procesa o conserva (calcula, archiva, lista), es un programa de facturación a ojos de Hacienda, y le aplica la norma. La misma consulta aclara el otro lado: las facturas hechas de forma manual —manuscritas en papel o a máquina de escribir— sí quedan fuera.

O sea, la línea no la marca la herramienta, la marca qué hace la herramienta. Y un Excel de facturar, normalmente, hace cuentas.

¿Y el talonario de papel de toda la vida?

Caso aparte, y con un matiz importante. La norma de VeriFactu regula los programas, no prohíbe el boli: una factura manuscrita en papel queda fuera.

Pero ojo, que aquí mucha gente se hace trampas al solitario: el papel no es una puerta de salida si ya facturas con un programa. No puedes pasarte al talonario para esquivar VeriFactu. La vía manual solo es realista para quien de verdad no usa ningún sistema informático — y, con la factura electrónica que viene por detrás y los clientes-empresa que cada vez te la van a pedir en condiciones, el papel tiene los días contados igual, aunque por otro camino. Si quieres el detalle de qué es y qué no es VeriFactu, lo tienes en la guía base VeriFactu para autónomos: qué es y cuándo te toca.

Entonces, ¿qué hago con mi Excel?

Nada urgente hoy. Pero si quieres dejarlo resuelto y no volver a pensar en ello, el plan es de tres pasos y ninguno te va a costar la tarde:

1. Mira si tu Excel hace cuentas. Si calcula, guarda o lista, cuenta como programa → te toca VeriFactu. Tu fecha, si eres autónomo: 1 de julio de 2027.
2. Elige con calma un programa que ya cumpla VeriFactu. Mejor probarlo ahora, sin prisa, que aprender a usarlo con el agua al cuello en plena temporada.
3. Pásate cuando quieras. Puedes empezar a facturar con él de forma voluntaria desde hoy, aunque no te obligue hasta tu fecha. Así llegas a julio de 2027 sin notar el cambio.

La buena noticia: pasar del Excel a una app que cumple no es aprender contabilidad. Es, básicamente, hacer la misma factura de siempre en otra pantalla, y que el programa se encargue por debajo de sellarla, encadenarla y ponerle el código. Tú no tienes que saber nada de huellas ni de normativa.

Lo que NO cambia al dejar el Excel

Para que no te agobies de más: cambiar de herramienta no te cambia el negocio.

Sigues facturando a quien quieras, por el importe que quieras, con tu numeración correlativa, tu IVA y tu IRPF de siempre. Lo único que cambia es de dónde sale la factura: en vez de una celda, de un programa que la deja en regla. La factura, por arriba, es la misma de siempre; el cambio está por debajo.

Preguntas rápidas

¿Puedo seguir facturando con Excel o Word? Depende de cómo lo uses. Si tu Excel hace cuentas (calcula, guarda, lista), cuenta como programa y tendrá que cumplir VeriFactu —autónomos, el 1 de julio de 2027—. Si solo tecleas e imprimes, puede quedar fuera.

¿Por qué un Excel no cumple? Porque se puede modificar después sin dejar rastro, y VeriFactu exige justo lo contrario: factura registrada y sellada, imposible de tocar.

¿Y si protejo mi Excel con contraseña? No basta. La norma no pide un archivo bloqueado, pide un programa que registre y selle cada factura. Una plantilla no hace eso.

¿El talonario de papel sigue valiendo? El papel manuscrito queda fuera de VeriFactu, pero no es una salida si ya facturas con un programa. Y la factura electrónica que viene por detrás lo va a ir arrinconando igual.

Te hemos preparado la guía “VeriFactu para autónomos, explicado en 10 minutos” en PDF, con las fechas claras y sin jerga: descárgala aquí.